Dokumentoprettelse

Dokument og notatoprettelse er implementeret smidigt på tværs af arbejdsområder, som en overordnet kontekstafhængig funktion.

Dokumenter kan oprettes på følgende måder:

• Via eksisterende identiteter f.eks. en kontaktperson, et tilbud, en medarbejder..
• Som et automatisk integreret forløb i f.eks. tilbudsgivning og indkøbsordrebekræftelse.
• Kommentarer til eksisterende dokumenter.
• Automatisk fra indkomne e-mails, fax o.lign.
• Aktivitetsbudgettering på kunder og kontaktpersoner f.eks. besøg, seminar o.s.v.
• Fra kalender
• Fra besked

Ved oprettelse af et dokument påhæftes automatisk den dokumentansvarlige medarbejder. Der kan tilknyttes en medarbejder, som skal forestå eventuel opfølgning af et dokument på et givent tidspunkt med en given prioritet, og kopi til eventuelle andre medarbejdere. Den dokumentansvarlige samt kopi til listen kan automatiseres ud fra kundens tilknyttede medarbejder og dokumentets type. Hvis dokumentet oprettes ud fra et allerede eksisterende dokument vil kopi til listen automatisk hentes fra dette.

I forbindelse med oprettelsen vælges dokumenttype, som er bestemmende for det videre forløb for dokumentet f.eks.

• Reklamation Automatisk kopi til valgte medarbejdereSkal have opfølgning
• Planlagt besøgVed afslutning skal indgives besøgsrapport
• TelefonbeskedSkal vises hos opfølger øjeblikkeligt.
• TilbudOpfølgning om f.eks. en uge.
• E-mail eller fax.

Et dokument består derudover af et emne / vedrørende, samt selve notatet som eventuelt kan markeres som konfidentielt. Til et dokument kan oprettes MS Word, Excel o.lign. dokumenter.

Dokumentet kan derefter afsendes og afhængigt af dokumenttypen gennemleve flere status f.eks.

• Sendt (hvis opfølgning påkrævet)
• Afsluttet (hvis opfølgning afsluttet eller ingen opfølgning)
• Markering for læst af opfølger og medarbejdere på kopi til listen.