Et dokument kan blive oprettet i forbindelse med systemets modtagelse af en e-mail fra enten eksterne eller interne kilder Dette medfører, at indkomne e-mails indgår som en naturlig del af informationsstrømmen, som således bliver gjort tilgængelig for medarbejderne og navnlig tilgængelig ud fra den enkelte medarbejders synspunkt og angrebsvinkel.
Systemet kan have tilknyttet et antal e-mail adresser, som automatisk hentes fra udbyderen.
Hvis en bruger modtager en e-mail, som vedkommende ønsker oprettet i dokumentstyringsystemet, videresendes den med cc til systemets e-mail adresse. Systemet analyserer e-mailen og navnlig "Fra:" under "---- Oprindelig meddelelse ---" hvor e-mail adressen for den oprindelige afsender lokaliseres og søges fundet i kontaktpersonsregisteret. Brugeren, som videresendte e-mailen vil blive dokumentansvarlig og opfølger.
Hvis en bruger afsender en e-mail fra den eksterne mailservice (ikke MERA), som ønskes oprettet i dokumentstyringssystemet kan dette gøres ved at sætte cc til systemets e-mail adresse.. Systemet analyserer e-mailen og eventuel modtager e-mail adresse lokaliseres. Hvis modtageradressen er en del af det lokale domæne vil denne medarbejder blive opfølger ellers er afsenderen opfølger og eventuel modtageradresse søges fundet i kontaktpersonsregisteret. Brugeren, som sendte e-mailen, vil blive dokumentansvarlig.
Hvis systemet modtager en e-mail fra øvrige domæner, opfattes det som en e-mail fra en kontaktperson til firmaet, og systemets standard dokumentansvarlige står således som dokumentansvarlig og opfølger vælges fra salgsansvarlig tilknyttet kunden.
Hvis systemet modtager e-mails til andre adresser en systemets, analyseres e-mailen og afsender og modtager adresse lokaliseres. Modtageren bliver dokumentansvarlig og opfølger, og afsenderen søges fundet i kontaktpersonsregisteret.
Hvis e-mailen indeholder vedhæftede filler, gemmes den originale e-mail, som kan genkaldes via dokumentet lige som øvrige MS dokumenter.
Dansk
English
Irish
Romania