Distributionsstyring

Form�l

Form�let med dette dokument er at give et overblik over distributionsstyringen, fra de indledende budgetter til den endelige afregning overfor udgiver. Dokumentet er ikke ment som en egentlig brugervejledning, men mere et fors�g p� at vise en oversigt over og sammenh�ng i systemet. Ved detajlsp�rgsm�l henvises til de relevante brugervejledninger,

Til sidst i dokumentet findes eksempler p� brugervejledninger.

M�lgruppe

Dokumentet henvender sig b�de til beslutningstagere og brugere, som �nsker at forst� sammenh�ngen i systemet.

Basisdata

Systemet operere med f�lgende basistabeller:

Kundetabel, som indeholder kunderne med navn og adresse, karaktaristika, samhandelsform, turnumre o.lign.
Udgivertabel, som indeholder udgiverne med navn og adresse, samhandelsform o.lign.
Publikationstabel, som indeholder publikationerne med titel, karaktaristika, g�ldende priser, returaftaler o.lign.
Stammetabel, som indeholder stammeantal for kunder og publikationer. Afh�ngig af publikationens distributionsmetode kan stammen indeholde forskellig information.
Udgavetabel, som indeholder udgaver med titel, karaktaristika, lager, priser, salgs- og returdatoer o.lign.
Udgavestammetabel, som indeholder historiske og prognosticerede stammeantal for kunder og udgaver.
Finanstabel, som indeholder kontoplanen.

Definitioner

For at sikre forst�elsen af det f�lgende, defineres f�lgende begreber:

Distributionsmetode, er den metode, som anvendes for at bestemme oplaget af en given udgave for en forhandler.
Distributionsform, er den m�de hvorved leveringsnettet pr. forhandler bestemmes.

Publikationsvedligehold

En publikation er et stamblad for efterf�lgende udgaveoprettelser indeholdende titel, priser og andre karaktaristika. D.v.s. eventuelle �ndringer af en publikation vil f�rst f� effekt p� udgaver oprettet efter disse �ndringer er foretaget.

Publikationen indeholder bl.a.

Titel (Friteksts�gning p� titler)
Stregkode og alternative stregkoder, som anvendes som alternative n�gle for publikationsnummer i forbindelse med import af salgs- og returtal, scanning og WEB.
G�ldende priser (K�bs, kost, forhandler og coverpris), momskode, minimumssalg (minimumsdebitering)
Karaktaristika (Kategori, format o.s.v.)
Udgiver og forlag
Returaftale forhandler Ej retur, kontrol af 100 % retur, standard hjemkaldelsesfrekvens
Returbehandling (milj� o.s.v.) anvendes i returbehandling (udslusning) og udgiverafregning (milj�faktura)
Bogf�ring (Konteringsmaske til finanssystemet)
Frekvens (Dagblade, uge, m�neds o.s.v.)
Hovednummer, anvendes ved differentieret beskrivelse af ugedage for dagblade, som �nskes opsamlet under et publikationsnummer.
BK nummer anvendes som alternativ n�gle i forbindelse med import at retur indsamlet og registreret af BK under andet publikationsnummer.
�ndringsbeskrivelse som information ved n�ste udgaveudsendelse.
Forventede oplagstal fra en dato eller en udgave.

Publikationen indeholder desuden standard distributionsmetode, samt tabel med datoangivelse for �ndringer i metode eller parametrer knyttet til metoden.

F�lgende distributionsmetoder er tilg�ngelige:

Stammedistribution, hvor stammen indeholder kundens �nskede leveringsantal. Publikationen indeholder i denne forbindelse kundekaraktaristikarelaterede standard s�son�ndringer.
MBR, hvor leveringsm�ngden afg�res ud fra kundens udvikling inden for et variabelt antal udgaver reguleret med MAD faktor (Mean average deviation)
Rangr�kke, hvor leveringsm�ngden afg�res af et variabelt antal distribuerede udgaver sorteret efter et revideret nettosalg. Rangr�kken kan v�re baseret efter enten de sidst hjemkaldte udgaver eller historiske for distributionen i samme periode sidste �r. Leveringsantallet bestemmes ud fra oplaget, hvorved rangr�kken bestemmes, f.eks. hvor summen af alle kunders tredje h�jeste nettosalg er mindre end oplaget.

Kombineret med publikationer, hvor man for udvalgte kunder har en

Prognose pr udgave, hvor leveringsm�ngden afg�res ud fra kundens udvikling inden for et variabelt antal udgaver, enten de sidst hjemkaldte eller gennemsnitsleveringen i samme periode sidste �r evt. manuelt reguleret af s�lgere eller forhandler.

Publikationen indeholder standard paknings- og distributionsform.

Budgettering

Pr publikation kan indl�gges et antalsbudget pr. m�ned. Dette budget kan kombineret med en budgetteret salgsprocent, forhandler- og udgiverpris, akkumuleres pr. udgiver til indk�bspris, og som bel�bsbudgetter p� publikationsafh�ngige salgs-, vareforbrug og returkonti i finanssystemet.

Anvendes i budgetopf�lgning, hvor budgetafvigelse g�res op i afvigelse i udl�gning, salgsprocent og pris.

Stammevedligeholdelse

En publikationsstamme er en kombination af et publikations- og et kundenummer.

Hvis publikationens distributionsmetode er stammebaseret skal kombinationen have p�f�rt et antal, som er forhandlerens normallevering og en eventuel ekstralevering, som tr�der i kraft ved angivelse i udgavestammeoprettelse. Disse antal kan markeres som v�rende ikke regulerbare.

For dagblade kan disse stammeantal angives pr ugedag.

For publikationer, som ikke er stammebaserede, angiver eksistensen af kombinationen, at forhandleren skal have den p�g�ldende publikation leveret. Leveringsantalet kan, ligesom ved stammebaserede, indtastes og evt. angives som v�rende ikke regulerbart. Hvis leveringantalet ellers indtastes vil det fungere som en midlertidig og med tiden forsvindende �ndring af de automatikbaserede leveringsantal. Man kan derudover angive, at de indtastede leveringstal er et maksimumstal pr. en for publikationen afh�ngig dato. Ekstraleveringsfeltet anvendes ikke for ikke stammebaserede publikationer.

Alle �ndringer af stammerne vil blive p�f�rt en �ndringsdato.

Stammer kan �ndres og oprettes enten ud fra kundens eller publikations stamme, eller et egentligt registreringsbilled. Man vil i forbindelse med registreringen afviser oprettelse af nye stamme p� forhandlere, som har en sortimentsliste, hvis publikationerne ikke optr�der p� denne liste.

Derudover kan man overf�re en hel eller dele af en evt. modificeret stamme fra en publikation til en ny. Se under udgavestamme for n�rmere beskrivelse.

MAO systemet er et statistikbaseret oplagsreguleringssystem.

Abonnementer

Abonnementssystemet indeholder:

Registrering af abonnement for en vis periode eller et antal udgaver med automatisk portoberegning.
Udskrivning af faktura.
Registrering af betaling og igangs�ttelse af abonnement.
Udskrift af fornyelsesfaktura.

Abonnementerne indg�r s�ledes i den almindelige distribution som en forudbetalt ej regulerbar stamme med leveringsm�de post.

Udgaveoprettelse

F�r en evt. prognose, varemodtagelse eller distribution, skal den relevante udgave v�re oprettet. Dette g�res ved at kalde publikationsnummeret op, og udfylde udgavenummer, pakke-, leverings- og salgsdag, samt �vrige afvigelser fra publikationen. Herved f�r man oprettet en udgave under den relevante publikation, som en kopi af publikationen med de indtastede �ndringer.

Hvis den publikation man anvender, har et hovednummer, vil udgaven blive oprettet under hovednummeret og ikke det fremkaldte publikationsnummer. Dette g�lder hovedsageligt dagblade med forskellig distributionsmetode, priser og titel for f.eks. l�rdag- s�ndagsudgaven.

Distributionsmetode og -parametre bestemmes ud fra publikationen og dens tilh�rende datoafh�ngige distributionsmetode tabel. Disse kan efterf�lgende �ndres p� udgaven.

Hjemkaldelse- og returdato kan udregnes p� basis af salgsdagen ud fra publikationsdata, ellers generes de ved udsendelse af n�ste udgave.

Man vil nu kunne finde denne udgave ved diverse foresp�rgsler p� publikationen (hovednummeret) og ved foresp�rgsel p� pakkeprogram, hvor den vil v�re at finde under den indtastede pakkedato. Samtidige vil den kunne findes under hjemkaldelsesprogrammet under den udregnede forventede hjemkaldelses dato.

Varemodtagelse

Hvis publikationen er modtaget ved udgaveoprettelsen indtastes det modtagene antal i forbindelse med udgaveoprettelsen.

Ved senere modtagelse af varer p� distributionslagret indtastes eller indscannes publikation og udgave og det modtagne antal registreres. Ved bekr�ftelse opdateres distributionslagrets saldo. Hvis det modtagne antal afviger fra distributionsm�ngden kan udgavestammen tilpasses oplaget, og pakkesedlerne udskrives p� ny.

Da aviser ikke modtages og pakkes hos DCA, men lokalt rundt omkring i landet, sker "varemodtagelsen" ved registrering af restoplag p� avisleveringerne, hvorved modtaget antal bliver kalkuleret som distribueret plus rest, og restoplaget "overf�res" til returlageret til senere udgiverafregning.

Udgavestamme

Da alle udgaver vil v�re p�f�rt distributionsmetode og -parametre ved oprettelse, kan man overf�re hovedpublikationens eller en anden publikations stamme helt eller delvist til udgaven p� forskellige m�der. Man kan:

Overf�re alle udvalgte.
Overf�re nye forhandlere, som er p� publikationsstammen, men ikke p� udgavestammen. Dette er specielt anvendeligt, hvis udgavestammen er genereret p� et tidligere tidspunkt (prognose), eller den er genereret selektivt.
Medtage midlertidigt lukkede forhandlere. Dette er kun interessant i forbindelse med prognoser.

I forbindelse med overf�relse af antalsbaserede stammer kan man overf�re stammeantal +/- en procent, overf�re ekstra +/- en procent og overf�re et +/- antal. Dette antal vil blive udgavestammens antal og leveringsantal. Hvis man derudover opgiver et oplag til de udvalgte forhandlere, vil systemet automatisk korrigere leveringsantallet, s�ledes at summen tilpasses oplaget.

I forbindelse med ikke antalsbaserede stammer vil systemet, ud fra diverse parametre knyttet til udgaven, generere en udgavestamme, som ligesom ovenst�ende kan oplagstilpasses.

Efter generering kan man foresp�rge og �ndre p� udgavestammen, enten ved foresp�rgsel p� udgavestammen, eller ved foresp�rgsel p� publikation/kunde.

Udgavestammen indeholder ogs� evt. abonnementer.

Udgaven er nu klar til levering.

Leveringsvedligehold

Man kan ved foresp�rgsel p� pakkeprogram se hvilke udgaver, der skal pakkes p� en dato.

Man kan s�ledes afkrydse de enkelte udgaver, og opsamle dem under et 4-cifferet leveringsnummer, hvor man pr udgave kan angive pakkebord, pakker og sekvens. Ved bekr�ftelse vil systemet udtr�kke de relevante udgaver og forhandlere og sammens�tte pakkerne. Hvis man ikke har opgivet pakker og sekvens, vil systemet foresl� en sekvenskode. Denne proces kan og skal foretages ved �ndringer p� leveringen eller ved �ndringer af udgavestammerne.

N�r leveringen s�ledes er klar, kan man udskrive pakkesedler eller danne diverse filer til pakkesystemer eksempelvis TOP. Pakkeseddelsprintfiler kan overf�res og udskrives lokalt (Aviser i f.eks. Jylland og Bornholm). Der er endnu ikke sket nogen opdatering af systemet, og de ovenst�ende processer kan derfor gentages, hvis der sker �ndring i f.eks. en udgaves oplag eller lignende. Pakkesedlerne vil blive nummereret med det 4-cifferede leveringsnummer, samt et 4-cifferede l�be/sekvensnummer i udskriftsfasen. Pakkesedlerne bliver udskrevet i pakkebord (pakkesystem) leveringsnet og turnummer. Mulighed for titelsorteing efter antal pluk, s�ledes at man pakke pakkesedler med mindst frekvente publikationer f�rst til frig�relse af pakkepersonale.

Derudover vil de enkelte pakkesedler nu blive tilknyttet leveringsdagen p� det valgte net.

Pakning

Efter endt pakning kan eventuelle �ndringer importeres evt. fra andre pakkesystemer og leveringen bekr�ftes og f�lgende opdateres i systemet:

Lagersaldoen p� distributionslagret nedskrives.
Pakkesedlerne bogf�res som varesalg og forel�bigt tilgodehavende p� forhandlerne.
Udgavestammen opdateres med den distribuerede m�ngde pr. forhandler.

Eventuelle restoplag kan overf�res til f.eks. s�rordre- eller returlagret og svind registreres.

S�rordre

S�rordre kan indl�gges til senere levering.

Ved levering udskrives pakkesedlen p� s�rordrelagret og ud fra forhandlerens s�rordrenet bestemmes leveringsdagen. Denne leveringsdag kan �ndres p� s�rordrelagret.

F�lgende opdateres ved s�rordrelevering:

Lagersaldoen p� s�rordrelagret nedskrives.
Pakkesedlen bogf�res som varesalg og forel�bigt tilgodehavende p� forhandleren.
Udgavestammen opdateres med s�rordrem�ngden for forhandleren.
Pakkesedlen tilknyttes leveringsdagen p� forhandlerens s�rordrenet.

Hjemkaldelse

Man kan ved foresp�rgsel p� hjemkaldlesesprogram se hvilke udgaver, som skal hjemkaldes p� hvilke dage.

Man kan med en funktion generere en hjemkaldelse ved angivelse af fra/til dato, hvorved systemet udtr�kker de udgaver, som skal hjemkaldes i den p�g�ldende periode. Systemet svarer tilbage med antal forhandlere samt 50 % af den udlagte m�ngde pr udgave, hvilket kunne give en ide om hvorvidt det er en stor eller lille hjemkaldelse.

P� lukkede kunder hjemkaldelse hele sortimentet.

Derefter kan hjemkaldelserne udskrives.

Seddelnummeret vil v�re et 6-cifferet returordrenummer, samt et 2-cifferede l�benr pr forhandler (flere sedler til samme forhandler) og checkciffer.

Man kan efter endt udskrift foresp�rge p� en forhandleres hjemkaldelse (6-cifferede returordre) og dette nummer vil f�lge alt vedr�rende denne hjemkaldelse. Returordren vil blive tilknyttet b�de leverings- og afhentningsdag p� den p�g�ldende net.

Levering

Man kan p� et hvilket som helst tidspunkt udskrive diverse leveringspapirer ved angivelse af dato og net. Der foreg�r ingen opdatering i denne fase, idet system udelukkende finder de papirer (pakkesedler, s�rordre faktura og hjemkaldelser), som er tilknyttet.

Reklamationer

Efter levering til forhandlerne kan man registrere f�lgende typer reklamationer:

Modtagelse n�gtet
Pakkefejl
Pakkefejl m. erstatningslevering
Leveringsfejl
Leveringsfejl m. erstatningslevering

F�lles for alle typer reklamationer er, at man altid tager udgangspunkt i forhandlerens pakkeseddel.

Dette betyder, at alle reklamationer vil blive opdateret p� originalpakkesedlen, hvilket skulle forhindre dobbeltregistrering af reklamationer. Desuden vil alle reklamationsbilag f� pakkesedlens dato og nummer efterfulgt af et l�benummer.

Erstatningsleveringer vil blive udskrevet og behandlet som s�rordre, men til 0,00 kr.

Forskellen p� de enkelte typer reklamationer er dels hvad der skal registreres, og hvad der bliver opdateret:

Type	Antal	Lager	Udgavestamme	Bem�rkning
Modtagelse n�gtet	Leveret	Returlagret bliver opdateret via ORB	Retur
Pakkefejl	Indtastes	-	Pakkefejl
Pakkefejl m. erstatningslevering	Indtastes	S�rordrelagret	Pakkefejl og s�rordre	Som pakkefejl + s�rdordre til 0 kr.
Leveringsfejl	Leveret	-	Leveringsfejl
Leveringsfejl m. erstatningslevering	Leveret	S�rordrelagret	Leveringsfejl og s�rordre	Som leveringsfejl + s�rordre til 0 kr.

Antal (leveret eller indtastes) er det antal, som pakkesedlen vil vise ved foresp�rgsel. Dette kan altid �ndres til det �nskede. Desuden kan man tekstet pakkesedlen med �rsag o.lign.

Vognsalg

Man kan foretage lagerflytninger mellem f.eks. s�rordrelagret og de enkelte vogne.

Derudover kan man indtaste de enkelte vognes notaer med registrering af notanummer, dato og forhandler. Efter end indtastning af bladkode, udgave og antal bekr�ftes notaen og f�lgende opdateres:

Vognens lagersaldo reduceres
Varesalg og forel�bigt tilgodehavende p� forhandleren
S�rordre p� forhandlerens udgavestamme.

Forhandlerretur

Efterh�nden som returen kommer hjem, registreres denne enten via filer fra BK, scanningssystem, v�gtlinie eller manuelt evt. fra WEB.

For manuel returbehandling indtastes/scanner seddelnr, hvorved forhandlerens 6-cifferede returordre fremkommer med kontonr o.s.v. udfyldt. Derefter indtastes/scanner publikation og udgavenr og antal. Efter f�rdigbehandling af sedlen bekr�ftes denne. Der bliver nu dannet et returbilag med returordrenr og seddelnr plus evt l�benr, hvis den samme seddel bliver registreret i flere omgange.

F�lgende opdateres:

Returordren med den enkelte seddels returantal. D.v.s. p� den 6-cifferede returordre findes alt retur registreret vedr�rende denne hjemkaldelse. B�de via import og manuelt. De enkelte registreringer findes som underbilag til ordren evt. med billed af scannet dokument.
Returbilaget bogf�res og l�gges ind som forel�big g�ld til forhandleren.
Udgavestammen opdateres med returantallet for forhandleren.
Returlagersaldoen opskrives.

Fra ISO modtages salgstal l�bende, som s�ledes kan ligge til grund for returbehandlingen.

Returreklamation

Da den st�rste del af returreklamationen vil blive foretaget efter afregning, skal man overveje f�lgende n�je f�r registrering:

Skal forhandleren krediteres med det samme eller skal reklamtionen l�gges ind til afregning ved

n�ste fakturering (se forhandlerafregning).

I forbindelse med returreklamationer findes en r�kke foresp�rgsler til st�tte i analysefasen.

Med udgangspunkt i returordren, hvor man ser hele hjemkaldelsen med registreret returantal pr.

udgave, kan man g� videre og foresp�rge p� de enkelte retursedler og reklamationer vedr�rende denne returordre. Derefter kan man indtaste reklamationstekst og antal p� returordren og danne enten et kreditbilag til brug for indbetalingsudligning eller et reklamationsbilag til brug for n�ste forhandlerafregning. Forhandlerens udgavestamme opdateres med reklamationsantallet og bilaget bogf�res enten som forel�big eller faktisk g�ld til forhandleren.

Forhandlerafregning

Forhandlerafregning - fakturering - kan foretages p� valgfrie perioder. Alle pakkesedler, returnotaer

og reklamationer vil v�re bogf�rt som forel�bige tilgodehavender eller g�ld. N�r man s�ledes starter faktureringen pr. en dato, udtr�kkes alle ikke tidligere fakturerede bilag med leverings- eller afleveringsdato op til den opgivne dato. Der dannes en faktura indeholdende samtlige bilag for perioden, som nu overf�res fra forel�big til faktiskt tilgodehavende. I forbindelse med fakturering faktureres eventuelt leveringsgebyr, minimumsdebitering og renter. S�fremt forhandleren har fakturakonto tilknyttet, vil fakturaen blive bogf�rt p� fakturakontoen.

Der udskrives f�lgende:

Faktura med notanummer momspligtigt, momsfrit, moms og ialt bel�b med bladkodespecifikation af pakke- og leveringsreklamationer, samt minimumsdebitering. F�rste side vil indeholde betalingskort med fakturabel�b.
Returspecifikation med al returregistrering og reklamation pr. notanummer og udgave. Her vil

ogs� udskrives eventuelle kommentarer fra indtastning af reklamationer.

Rentenota med specifikation af renteberegnede poster.
Kontoudtog s�fremt forhandlerens saldo ikke er i 0, n�r fakturaen dannes (betalingsp�mindelse)

Samtlige bilag vil komme i sekvens pr. fohandler, hvilket vil medf�re at hele forhandlerkommunikationen i bogholderihenseende er overst�et med denne k�rsel.

Fakturering foretages hver 14. dag, med EDI udveksling med Coop og andre k�der.

Indbetaling

Hvis forhandleren overf�re det p� indbetalingskortet anf�rte bel�b vil fakturaen bliver udlignet, hvis ikke vil den blive udlignet delvist. Ved manuel registering kan indbetalinger automatiskt pares med �bne fakturaer, returkrediteringer og indbetalinger. Ved maskinelt eller PBS vil indbetalingskortets information blive anvendt

De enkelte bilag vil blive p�f�rt en udligningsdato til brug for renteberegningen.

Udgiverretur

Efter eventuelle lagerflytninger mellem returlagret og s�rordre- eller distrinutionslagret, kan man ved opgivelse af afslutningsdato, danne en udgiverreturordre med de udgaver, som m� returneres, med lagerbeholdningen pr. denne dato.

Ved bekr�ftelse udskrives udgiverreturnota og f�lgende opdateres:

Returlagrets lagersaldo nedskrives.
Returnotaen indl�gges p� udgiveren.
Beregning af milj�faktura
Beregning af returgebyr

Udgiverafregning foretages per uge til udgivere der er med i ISPC-systemet ellers per m�ned.

Udgiverafregning

Ved modtagelse af udgiverfaktura l�gges denne ind i systemet, som et indtastet bilag.

De enkelte varemodtagelser vil v�re lagt ind som bilag, som varer der er leveret, men ikke faktureret.

Ved fremkomst af udgiverfaktura, kan bede om et afregingsbilag med ej afregnede varemodtagelser og returneringer pr. en dato. Dette bilag kan s�ledes krydscheckes med udgiverens faktura og afvigelser kan registsreres med angivelse af hvorvidt ny afregning vil fremkomme eller ej. Ved bekr�ftelse vil de p�f�rte bilag blive helt eller delvist overf�rt fra modtaget ej faktureret til modtaget og kreditorg�ld opdateres.

Beregning af distributionsomkostninger.

Sammen med udgiverreturberegningerne (incl milj� etc) beregnes den endelige udbetaling til udgiver.

LedelsesInformationsSystem

Alle variable omkostninger fra ovenst�ende delsystemer samles op i et Ledelses Information System, og kombineret med diverse n�gletal kan DB med fuld fordeleing af omkostninger beregnes p� forskellige niveauer f.eks. udgiver, kundegruppe o.s.v.